Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt nach BetrKV

Einmal im Jahr müssen Vermieter abrechnen – und jedes Jahr dieselben Fragen: Welche Kosten darf ich überhaupt umlegen? Welcher Schlüssel gilt? Wie verteile ich die Heizkosten richtig? Und bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein? Diese Anleitung geht die Abrechnung in sechs Schritten durch, mit den Paragrafen, die dahinterstehen, und einem durchgerechneten Beispiel.

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Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung?

Beide Wörter meinen im Mietalltag dasselbe Dokument. Der Unterschied liegt in der Herkunft: Betriebskosten ist der Begriff des Gesetzes – § 556 BGB und die Betriebskostenverordnung sprechen ausschließlich davon. Nebenkosten ist das Wort aus dem Mietvertrag und dem täglichen Sprachgebrauch.

Streng genommen ist „Nebenkosten“ der weitere Begriff: Er umfasst alles, was neben der Kaltmiete anfällt – auch Posten, die du gar nicht umlegen darfst. Umlagefähig sind nur Betriebskosten im Sinne des § 2 BetrKV. Wer eine Betriebskostenabrechnung sucht, sucht also dieses Dokument; die Musterabrechnung weiter unten passt für beide Bezeichnungen.

Die vier Fristen auf einen Blick

Fristen entscheiden über bares Geld – deshalb zuerst die Übersicht, bevor es an die Rechnung geht.

Frist	Dauer	Wenn sie verstreicht
Abrechnungsfrist des Vermieters § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB	12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums	Keine Nachforderung mehr möglich. Ein Guthaben bleibt trotzdem auszuzahlen.
Einwendungsfrist des Mieters § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB	12 Monate ab Zugang der Abrechnung	Die Abrechnung gilt als anerkannt; spätere Einwände sind ausgeschlossen.
Fälligkeit der Nachzahlung	mit Zugang der ordnungsgemäßen Abrechnung	In der Praxis wird eine Zahlungsfrist von 30 Tagen gesetzt.
Belegeinsicht des Mieters	während der Einwendungsfrist	Bis zur Einsicht darf der Mieter die Nachzahlung zurückhalten.

Der Abrechnungszeitraum selbst darf höchstens zwölf Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 endet die Abrechnungsfrist am 31. Dezember 2026.

Schritt 1: Abrechnungszeitraum und Frist festlegen

Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Üblich ist das Kalenderjahr, aber auch ein abweichender Zeitraum – etwa 1. Juli bis 30. Juni – ist zulässig, wenn er im Mietvertrag so vereinbart ist.

Entscheidend ist die Zustellfrist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: bis zum 31. Dezember 2026. Verpasst du die Frist, verlierst du den Anspruch auf eine Nachzahlung – ein Guthaben musst du dem Mieter trotzdem auszahlen. Das ist die teuerste Frist im Mietrecht, deshalb steht sie am Anfang. Alle Details – Zugang, Ausnahmen, Fahrplan – stehen im Ratgeber Nebenkostenabrechnung Frist.

Schritt 2: Umlagefähige Kosten sammeln (§ 2 BetrKV)

Umlegen darfst du nur Betriebskosten – also Kosten, die durch das Eigentum und den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Welche das sind, listet § 2 der Betriebskostenverordnung abschließend auf:

1. Laufende öffentliche Lasten (Grundsteuer)
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Heizung
5. Warmwasser
6. Verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
7. Aufzug
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Gartenpflege
11. Beleuchtung
12. Schornsteinreinigung
13. Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Hauswart
15. Gemeinschaftsantenne / bestimmte Glasfaserkosten (Kabel-TV-Grundgebühren seit 1.7.2024 nicht mehr; für Glasfaser gelten besondere Voraussetzungen)
16. Einrichtungen für die Wäschepflege
17. Sonstige Betriebskosten (nur wenn im Mietvertrag einzeln benannt)

Zwei Voraussetzungen müssen beide erfüllt sein: Die Kostenart steht in dieser Liste, und der Mietvertrag vereinbart die Umlage. Fehlt die Vereinbarung, sind die Nebenkosten in der Miete enthalten.

Nicht umlagefähig sind – auch wenn sie im gleichen Ordner liegen – Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Kontoführung, Porto), Instandhaltung und Reparaturen, Rücklagen der Eigentümergemeinschaft, Leerstandskosten und die Kosten für die Abrechnung selbst. Wer diese Posten mit abrechnet, produziert die häufigste erfolgreiche Mieterbeschwerde.

Praktisch: Sortiere die Belege des Jahres in genau diese Kostenarten und notiere je Kostenart die Jahressumme. Das ist die Eingabe für die Abrechnung.

Die vollständige Liste mit allen Grenzfällen – Hausmeister, Rauchmelder, Kabel-TV – steht im Ratgeber Umlagefähige Nebenkosten.

Schritt 3: Umlageschlüssel bestimmen

Der Umlageschlüssel legt fest, wie eine Kostenart auf die Wohnungen verteilt wird. Was der Mietvertrag vereinbart, gilt. Steht dort nichts, gilt der gesetzliche Standard: die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Verbrauchsabhängig erfasste Kosten sind nach Verbrauch abzurechnen (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB).

Schlüssel	Sinnvoll für	Rechnung
Wohnfläche (m²)	Grundsteuer, Versicherungen, Hauswart, Gartenpflege, Reinigung, Beleuchtung	Kosten × Wohnfläche der Wohnung ÷ Gesamtwohnfläche
Personen	Müll, Wasser ohne Zähler (wenn vereinbart)	Kosten × Personen der Wohnung ÷ Personen gesamt
Wohneinheiten	Schornsteinfeger, Aufzug, Rauchwarnmelder-Wartung (wenn vereinbart)	Kosten ÷ Anzahl Wohnungen
Verbrauch (m³, kWh)	Wasser und Abwasser mit Zähler, Heizung, Warmwasser	Kosten × Verbrauch der Wohnung ÷ Gesamtverbrauch

Wichtig: Ein Schlüssel pro Kostenart, und derselbe Schlüssel für alle Mieter des Hauses. Wechselt der Schlüssel zwischen den Jahren, braucht es eine Begründung (§ 556a Abs. 2 BGB).

Schritt 4: Heizung und Warmwasser nach HeizKV verteilen

Für Heizung und Warmwasser gilt nicht der Mietvertrag, sondern die Heizkostenverordnung, und die ist zwingend: Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Kosten werden nach dem erfassten Verbrauch verteilt, der Rest nach Wohnfläche (§ 7 Abs. 1 HeizKV). Welche Quote gilt, legt der Vermieter einmalig fest; üblich sind 70/30 bei gut gedämmten Häusern und 50/50 bei älteren Gebäuden.

Rechnung in zwei Schritten: Zuerst die Jahreskosten (Brennstoff, Wartung, Messdienst, Betriebsstrom) in den Verbrauchsanteil und den Grundanteil aufteilen. Dann den Verbrauchsanteil nach kWh bzw. Einheiten des Messdienstes verteilen und den Grundanteil nach Wohnfläche. Wurde der Verbrauch nicht erfasst, obwohl er erfasst werden müsste, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizKV).

Schritt 5: CO₂-Kosten aufteilen (seit 2023 Pflicht)

Seit dem 1. Januar 2023 zahlen Vermieter einen Teil der CO₂-Kosten selbst — je schlechter das Gebäude gedämmt ist, desto mehr (CO2KostAufG). Die Aufteilung ist keine Kür: Fehlt sie in der Abrechnung, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 % kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG).

Du brauchst dafür nur zwei Zahlen, die seit 2023 auf jeder Gas-, Heizöl- oder Wärmerechnung stehen müssen (§ 3 CO2KostAufG): die CO₂-Menge in Kilogramm und die CO₂-Kosten in Euro.

1. CO₂-Menge des Abrechnungszeitraums durch die Wohnfläche des Gebäudes teilen — das ergibt die spezifische Emission in kg CO₂ pro m² und Jahr (auf eine Nachkommastelle gerundet).
2. Diesen Wert in der Tabelle unten nachschlagen — sie ergibt den Vermieteranteil.
3. Den Vermieteranteil von den Heizkosten abziehen; nur der Rest wird auf die Mieter verteilt.

CO₂-Ausstoß des Gebäudes	Mieter	Vermieter
weniger als 12 kg/m²·a	100 %	0 %
12 bis unter 17 kg/m²·a	90 %	10 %
17 bis unter 22 kg/m²·a	80 %	20 %
22 bis unter 27 kg/m²·a	70 %	30 %
27 bis unter 32 kg/m²·a	60 %	40 %
32 bis unter 37 kg/m²·a	50 %	50 %
37 bis unter 42 kg/m²·a	40 %	60 %
42 bis unter 47 kg/m²·a	30 %	70 %
47 bis unter 52 kg/m²·a	20 %	80 %
52 kg/m²·a und mehr	5 %	95 %

Beispiel: Ein Haus mit 290 m² Wohnfläche verursacht laut Rechnung 10.150 kg CO₂ und 610 € CO₂-Kosten. 10.150 ÷ 290 = 35,0 kg/m²·a — das ist Stufe 6, also 50 zu 50. Der Vermieter trägt 305 €, und nur die restlichen CO₂-Kosten stecken in den Heizkosten, die auf die Mieter verteilt werden.

Ausnahmen: Bei Nichtwohngebäuden gilt bis auf Weiteres pauschal 50/50 (§ 8). Verhindern öffentlich-rechtliche Vorgaben eine energetische Verbesserung — etwa Denkmalschutz oder ein Anschluss- und Benutzungszwang an die Fernwärme —, halbiert sich der Vermieteranteil; treffen mehrere Beschränkungen zusammen, entfällt die Aufteilung ganz (§ 9). Wärmepumpen fallen nicht unter die Regelung, weil Strom nicht der CO₂-Bepreisung nach BEHG unterliegt.

Alle zehn Stufen, die Pflichtangaben und ein ausführliches Rechenbeispiel stehen im Ratgeber CO₂-Kosten aufteilen.

Schritt 6: Vorauszahlungen gegenrechnen

Der Anteil jeder Wohnung an allen Kostenarten ergibt die Gesamtkosten der Wohnung. Davon ziehst du die im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen ab – nicht die vereinbarten, sondern die gezahlten. Das Ergebnis ist die Nachzahlung (positiv) oder das Guthaben (negativ).

Bei einem Mieterwechsel im Jahr erhält jeder Mieter eine eigene Abrechnung für seine Wohnzeit: Verbrauchskosten nach Zwischenablesung, alle anderen Kosten zeitanteilig nach Tagen, und die Vorauszahlungen jedes Mieters einzeln gegengerechnet.

Schritt 7: Abrechnung prüfen und zustellen

Damit die Abrechnung formell wirksam ist, muss der Mieter sie ohne Hilfe nachvollziehen können (BGH, ständige Rechtsprechung). Mindestinhalt je Kostenart:

• Gesamtkosten des Hauses
• Angewandter Umlageschlüssel und die Bezugsgröße (z. B. 72 m² von 290 m²)
• Anteil des Mieters
• Summe der Anteile, abgezogene Vorauszahlungen, Ergebnis

Dazu Name des Mieters, Wohnung, Abrechnungszeitraum, Datum und der Hinweis, dass die Belege eingesehen werden können. Der Mieter hat zwölf Monate Zeit für Einwendungen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB) – die Belege also aufbewahren. Zustellung: Brief oder Übergabe; bei knapper Frist mit Zeugen oder Einwurf-Einschreiben, denn die Frist ist erst mit dem Zugang gewahrt.

Musterabrechnung: Rechenbeispiel für ein Haus mit 4 Wohnungen

Ein Haus mit 290 m² Wohnfläche, vier Wohnungen, Abrechnungsjahr 2025. Die Wohnung EG links hat 72 m², 3 Personen, und der Mieter hat 2.100 € Vorauszahlungen geleistet.

Kostenart	Gesamt	Schlüssel	Anteil EG links
Grundsteuer	1.180,00 €	Wohnfläche 72/290	292,97 €
Wasser / Abwasser	2.580,00 €	Verbrauch 118 m³ von 397 m³	766,85 €
Müllabfuhr	840,00 €	Personen 3 von 10	252,00 €
Versicherungen	1.540,00 €	Wohnfläche 72/290	382,34 €
Hauswart, Reinigung, Garten	1.870,00 €	Wohnfläche 72/290	464,28 €
Heizung & Warmwasser	6.900,00 €	70 % Verbrauch (9.800 von 36.000 kWh) + 30 % Fläche	1.314,83 € + 513,93 € = 1.828,76 €
Summe	14.910,00 €		3.987,20 €
Vorauszahlungen			− 2.100,00 €
Nachzahlung			1.887,20 €

Frist für diese Abrechnung: Zugang beim Mieter bis 31.12.2026. Einwendungsfrist des Mieters: zwölf Monate ab Zugang.

Die häufigsten Fehler

• Verwaltungs- oder Reparaturkosten umgelegt – nicht umlagefähig, wird bei jeder Prüfung gestrichen.
• Frist verpasst – Nachzahlung verloren, Guthaben trotzdem fällig.
• Vereinbarte statt gezahlte Vorauszahlungen abgezogen – Ergebnis stimmt nicht.
• Heizkosten komplett nach Fläche – Verstoß gegen die HeizKV, Kürzungsrecht 15 %.
• Kein Schlüssel angegeben – Abrechnung formell unwirksam, Frist läuft trotzdem.
• Abrechnungszeitraum länger als 12 Monate – unzulässig.
• CO₂-Kosten nicht aufgeteilt – seit 2023 Pflicht; der Mieter darf sonst 3 % seiner Heizkosten kürzen.

Diese Fallstricke jedes Jahr neu im Kopf zu behalten, ist der eigentliche Aufwand. Der Nebenkostenabrechnung-Rechner als Excel-Vorlage nimmt ihn ab: Er verteilt die Kosten nach den Schlüsseln aus Schritt 3, trennt Heizung und Warmwasser nach der HeizKV, rechnet die CO₂-Aufteilung mit und erzeugt je Mieter eine druckfertige Abrechnung.

Häufige Fragen

Dieser Ratgeber erklärt den gesetzlichen Rahmen (BetrKV, HeizKV, §§ 556, 556a BGB) nach bestem Wissen, Stand September 2026. Er ersetzt keine Rechtsberatung – was dein Mietvertrag konkret vereinbart, prüfst du selbst oder mit deinem Mieterverein bzw. Anwalt.