Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt nach BetrKV

Einmal im Jahr müssen Vermieter abrechnen – und jedes Jahr dieselben Fragen: Welche Kosten darf ich überhaupt umlegen? Welcher Schlüssel gilt? Wie verteile ich die Heizkosten richtig? Und bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein? Diese Anleitung geht die Abrechnung in sechs Schritten durch, mit den Paragrafen, die dahinterstehen, und einem durchgerechneten Beispiel.

Schritt 1: Abrechnungszeitraum und Frist festlegen

Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Üblich ist das Kalenderjahr, aber auch ein abweichender Zeitraum – etwa 1. Juli bis 30. Juni – ist zulässig, wenn er im Mietvertrag so vereinbart ist.

Entscheidend ist die Zustellfrist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: bis zum 31. Dezember 2026. Verpasst du die Frist, verlierst du den Anspruch auf eine Nachzahlung – ein Guthaben musst du dem Mieter trotzdem auszahlen. Das ist die teuerste Frist im Mietrecht, deshalb steht sie am Anfang.

Schritt 2: Umlagefähige Kosten sammeln (§ 2 BetrKV)

Umlegen darfst du nur Betriebskosten – also Kosten, die durch das Eigentum und den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Welche das sind, listet § 2 der Betriebskostenverordnung abschließend auf:

1. Laufende öffentliche Lasten (Grundsteuer)
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Heizung
5. Warmwasser
6. Verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
7. Aufzug
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Gartenpflege
11. Beleuchtung
12. Schornsteinreinigung
13. Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Hauswart
15. Gemeinschaftsantenne / Breitband
16. Einrichtungen für die Wäschepflege
17. Sonstige Betriebskosten (nur wenn im Mietvertrag einzeln benannt)

Zwei Voraussetzungen müssen beide erfüllt sein: Die Kostenart steht in dieser Liste, und der Mietvertrag vereinbart die Umlage. Fehlt die Vereinbarung, sind die Nebenkosten in der Miete enthalten.

Nicht umlagefähig sind – auch wenn sie im gleichen Ordner liegen – Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Kontoführung, Porto), Instandhaltung und Reparaturen, Rücklagen der Eigentümergemeinschaft, Leerstandskosten und die Kosten für die Abrechnung selbst. Wer diese Posten mit abrechnet, produziert die häufigste erfolgreiche Mieterbeschwerde.

Praktisch: Sortiere die Belege des Jahres in genau diese Kostenarten und notiere je Kostenart die Jahressumme. Das ist die Eingabe für die Abrechnung.

Schritt 3: Umlageschlüssel bestimmen

Der Umlageschlüssel legt fest, wie eine Kostenart auf die Wohnungen verteilt wird. Was der Mietvertrag vereinbart, gilt. Steht dort nichts, gilt der gesetzliche Standard: die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Verbrauchsabhängig erfasste Kosten sind nach Verbrauch abzurechnen (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB).

Wichtig: Ein Schlüssel pro Kostenart, und derselbe Schlüssel für alle Mieter des Hauses. Wechselt der Schlüssel zwischen den Jahren, braucht es eine Begründung (§ 556a Abs. 2 BGB).

Schritt 4: Heizung und Warmwasser nach HeizKV verteilen

Für Heizung und Warmwasser gilt nicht der Mietvertrag, sondern die Heizkostenverordnung, und die ist zwingend: Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Kosten werden nach dem erfassten Verbrauch verteilt, der Rest nach Wohnfläche (§ 7 Abs. 1 HeizKV). Welche Quote gilt, legt der Vermieter einmalig fest; üblich sind 70/30 bei gut gedämmten Häusern und 50/50 bei älteren Gebäuden.

Rechnung in zwei Schritten: Zuerst die Jahreskosten (Brennstoff, Wartung, Messdienst, Betriebsstrom) in den Verbrauchsanteil und den Grundanteil aufteilen. Dann den Verbrauchsanteil nach kWh bzw. Einheiten des Messdienstes verteilen und den Grundanteil nach Wohnfläche. Wurde der Verbrauch nicht erfasst, obwohl er erfasst werden müsste, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizKV).

Schritt 5: Vorauszahlungen gegenrechnen

Der Anteil jeder Wohnung an allen Kostenarten ergibt die Gesamtkosten der Wohnung. Davon ziehst du die im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen ab – nicht die vereinbarten, sondern die gezahlten. Das Ergebnis ist die Nachzahlung (positiv) oder das Guthaben (negativ).

Bei einem Mieterwechsel im Jahr erhält jeder Mieter eine eigene Abrechnung für seine Wohnzeit: Verbrauchskosten nach Zwischenablesung, alle anderen Kosten zeitanteilig nach Tagen, und die Vorauszahlungen jedes Mieters einzeln gegengerechnet.

Schritt 6: Abrechnung prüfen und zustellen

Damit die Abrechnung formell wirksam ist, muss der Mieter sie ohne Hilfe nachvollziehen können (BGH, ständige Rechtsprechung). Mindestinhalt je Kostenart:

• Gesamtkosten des Hauses
• Angewandter Umlageschlüssel und die Bezugsgröße (z. B. 72 m² von 290 m²)
• Anteil des Mieters
• Summe der Anteile, abgezogene Vorauszahlungen, Ergebnis

Dazu Name des Mieters, Wohnung, Abrechnungszeitraum, Datum und der Hinweis, dass die Belege eingesehen werden können. Der Mieter hat zwölf Monate Zeit für Einwendungen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB) – die Belege also aufbewahren. Zustellung: Brief oder Übergabe; bei knapper Frist mit Zeugen oder Einwurf-Einschreiben, denn die Frist ist erst mit dem Zugang gewahrt.

Rechenbeispiel: Haus mit 4 Wohnungen

Ein Haus mit 290 m² Wohnfläche, vier Wohnungen, Abrechnungsjahr 2025. Die Wohnung EG links hat 72 m², 3 Personen, und der Mieter hat 2.100 € Vorauszahlungen geleistet.

Frist für diese Abrechnung: Zugang beim Mieter bis 31.12.2026. Einwendungsfrist des Mieters: zwölf Monate ab Zugang.

Die häufigsten Fehler

• Verwaltungs- oder Reparaturkosten umgelegt – nicht umlagefähig, wird bei jeder Prüfung gestrichen.
• Frist verpasst – Nachzahlung verloren, Guthaben trotzdem fällig.
• Vereinbarte statt gezahlte Vorauszahlungen abgezogen – Ergebnis stimmt nicht.
• Heizkosten komplett nach Fläche – Verstoß gegen die HeizKV, Kürzungsrecht 15 %.
• Kein Schlüssel angegeben – Abrechnung formell unwirksam, Frist läuft trotzdem.
• Abrechnungszeitraum länger als 12 Monate – unzulässig.

Häufige Fragen

Dieser Ratgeber erklärt den gesetzlichen Rahmen (BetrKV, HeizKV, §§ 556, 556a BGB) nach bestem Wissen, Stand August 2026. Er ersetzt keine Rechtsberatung – was dein Mietvertrag konkret vereinbart, prüfst du selbst oder mit deinem Mieterverein bzw. Anwalt.