Wohnungsübergabeprotokoll: kostenlose Vorlage (PDF) und Anleitung
Ein Wohnungsübergabeprotokoll – oft einfach Übergabeprotokoll für die Wohnung genannt – entscheidet bei Einzug und Auszug darüber, ob es später Streit um Kaution, Kratzer und Schlüssel gibt. Hier bekommst du unsere Vorlage als kostenloses PDF zum Ausfüllen und Ausdrucken – und erfährst, was hineingehört und welche Fehler das Protokoll wertlos machen.
Kostenlose Vorlage (PDF)
Übergabeprotokoll als ausfüllbares PDF — kostenlos
4 Seiten: Objekt & Parteien, Zählerstände, Schlüssel, Raumzustand kompakt, Mängel und Unterschriften. Echte Formularfelder — am PC ausfüllen oder ausdrucken. Kein Newsletter, keine E-Mail nötig.
Kostenlos herunterladen (PDF)Die ausführliche Version hat 8 Seiten mit Raum-für-Raum-Protokoll, 12-zeiliger Mängelliste, Excel-Version und Checkliste für Ein- und Auszug.
Kostenlos oder Vollversion?
| Inhalt | Kostenlose Vorlage | Vollversion |
|---|---|---|
| Objekt, Parteien, Unterschriften | ✓ | ✓ |
| Zählerstände | ✓ | ✓ mit Zählernummern |
| Schlüssel | ✓ | ✓ |
| Raumzustand | kompakt | 10 Räume mit je 8 Bauteilen |
| Mängelliste | ✓ | 12 Zeilen mit Frist und Verursacher |
| Excel-Version mit Dropdowns | – | ✓ |
| Checkliste für Ein- und Auszug | – | ✓ |
| Umfang | 4 Seiten PDF | 8 Seiten PDF + Excel |
| Preis | kostenlos | 4,99 € |
Zur Vollversion – Sofort-Download über Etsy.
Warum das Protokoll so wichtig ist
Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben — aber es ist das Beweismittel, wenn es um die Kaution geht. War der Kratzer im Parkett schon beim Einzug da? Wurden drei oder vier Schlüssel übergeben? Welchen Stand hatte der Stromzähler? Ohne Protokoll entscheidet das Gedächtnis, und im Zweifel verliert der, der etwas beweisen müsste: der Vermieter bei Schäden, der Mieter bei der Kautionsrückzahlung.
Ein gemeinsam ausgefülltes und von beiden Seiten unterschriebenes Protokoll beendet diese Diskussionen, bevor sie anfangen — und zwar für beide Seiten. Deshalb gehört es zu jeder Übergabe, bei Einzug und Auszug.
Was hineingehört
- Kopf: Art der Übergabe (Einzug/Auszug), Datum, Uhrzeit, Objekt mit Lage der Wohnung, Vermieter und Mieter mit Kontaktdaten — bei Auszug auch die neue Anschrift des Mieters für die Kautionsabrechnung.
- Zustand jedes Raums: pro Raum die Bauteile Boden, Wände, Decke, Fenster, Türen, Heizkörper — jeweils „in Ordnung“ oder Mangel mit konkreter Beschreibung.
- Zählerstände: Strom, Gas, Wasser kalt/warm, Wärme — mit Zählernummern. Grundlage für Versorger-Abmeldung und Nebenkostenabrechnung.
- Schlüssel: jede Art (Haustür, Wohnung, Keller, Briefkasten, Garage) mit Anzahl — übergeben und zurückgegeben.
- Mängelliste: jeder Mangel mit Raum, Beschreibung, Verursacher und Frist zur Beseitigung.
- Unterschriften beider Parteien, je ein Exemplar für jede Seite.
Richtig ausfüllen: die 6 Regeln
- Bei Tageslicht übergeben. In einer dunklen Wohnung übersieht man Kratzer, Flecken und Schimmelansätze.
- Konkret beschreiben. „Kratzer im Parkett, ca. 10 cm, vor dem Fenster“ ist beweisbar — „Boden abgenutzt“ ist es nicht.
- Fotografieren. Zu jedem Mangel ein Übersichts- und ein Detailfoto, dazu Fotos aller Zählerstände. Die Anzahl der Fotos im Protokoll vermerken.
- Normale Abnutzung nicht als Mangel führen. Gebrauchsspuren durch vertragsgemäßes Wohnen trägt der Vermieter (§ 538 BGB) — wer sie als „Mangel“ notiert, produziert Streit statt ihn zu vermeiden.
- Nichts offenlassen. Was nicht im Protokoll steht, gilt später als in Ordnung. Lieber eine Zeile „keine Mängel“ als eine leere Zeile.
- Gemeinsam unterschreiben, sofort kopieren. Nachträgliche Ergänzungen sind nur mit Zustimmung beider Seiten wirksam.
Fehler, die das Protokoll wertlos machen
- Pauschalformulierungen („Wohnung in ordnungsgemäßem Zustand“) ohne Raum-für-Raum-Aufnahme
- Fehlende Zählernummern — der Stand allein lässt sich keinem Zähler zuordnen
- Nur eine Partei füllt aus, die andere unterschreibt ungelesen
- Keine Fristen in der Mängelliste — „wird noch gemacht“ ist kein Termin
- Protokoll erst Tage nach der Übergabe erstellt
Wer regelmäßig übergibt — als Vermieter, Hausverwaltung oder beim eigenen Umzug — arbeitet mit dem ausführlichen Übergabeprotokoll als PDF und Excel: zehn Räume mit je acht Bauteilen, Zählerliste mit Zählernummern, Schlüsselliste und eine Mängelliste mit Frist und Verursacher.
Häufige Fragen
Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?
Nein, gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht. Aber es ist das wichtigste Beweismittel bei Streit um Kaution, Mängel oder Schlüssel — die Rechtsprechung misst einem gemeinsam unterschriebenen Protokoll hohe Beweiskraft bei. Ohne Protokoll steht Aussage gegen Aussage.
Was gehört alles in ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Datum und Art der Übergabe, die Parteien, der Zustand jedes Raums (Boden, Wände, Decke, Fenster, Türen, Heizkörper), alle Zählerstände mit Zählernummern, alle übergebenen Schlüssel mit Anzahl, eine Mängelliste mit Fristen sowie die Unterschriften beider Parteien.
Muss der Mieter das Protokoll unterschreiben?
Verpflichtet ist er nicht. Verweigert er die Unterschrift, sollte der Zustand mit Fotos und einem Zeugen dokumentiert werden; das Protokoll bleibt als einseitige Dokumentation trotzdem wertvoll.
Was gilt als normale Abnutzung?
Gebrauchsspuren durch vertragsgemäßes Wohnen — leichte Laufspuren im Boden, Dübellöcher in normaler Zahl, abgenutzte Wandfarbe — trägt der Vermieter (§ 538 BGB). Schäden darüber hinaus (Brandflecken, tiefe Kratzer, Schimmel durch falsches Lüften) sind Mängel und gehören mit Beschreibung ins Protokoll.
Wie lange darf der Vermieter die Kaution einbehalten?
Für die Prüfung der Ansprüche gilt nach der Rechtsprechung meist eine Frist von bis zu sechs Monaten nach Rückgabe; für die noch offene Nebenkostenabrechnung darf ein angemessener Teil länger zurückbehalten werden.
Ich baue die Vorlagen zu diesen Ratgebern selbst — als Entwickler (PHP/Laravel, Python) und als jemand, der über seine Umzugsfirma seit Jahren täglich mit Wohnungsübergaben, Mietverhältnissen und Haushalten in ganz Deutschland zu tun hat. Für die Texte lese ich die geltenden Gesetze und nenne sie beim Paragrafen; Anwalt oder Steuerberater bin ich nicht — wo eine Vorlage an ihre Grenze kommt, steht das ausdrücklich dabei. Mehr über WAEZ HUB
Dieser Ratgeber erklärt den rechtlichen Rahmen nach bestem Wissen, Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechtsberatung.