Nebenkostenabrechnung Vorlage: kostenlos als PDF – mit Anschreiben und Rechenhilfe
Du vermietest eine Wohnung und willst die Nebenkosten sauber abrechnen, ohne gleich ein Programm zu kaufen? Diese kostenlose Vorlage führt dich durch die Abrechnung: alle Kostenarten nach § 2 BetrKV vorgedruckt, ein fertiges Anschreiben an den Mieter und eine Rechenhilfe mit Checkliste. Hier steht, was in die Abrechnung gehört und wie du die Vorlage ausfüllst.
Kostenlos: Die Nebenkostenabrechnung-Vorlage (PDF, 3 Seiten) mit Abrechnungsblatt, Anschreiben und Rechenhilfe – ohne Anmeldung.
Was in jede Abrechnung gehört
Eine Nebenkostenabrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein. Nach ständiger Rechtsprechung braucht sie dafür mindestens vier Angaben – fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell fehlerhaft:
- Die Gesamtkosten jeder Kostenart für das ganze Haus.
- Den Umlageschlüssel – zum Beispiel Wohnfläche, Personen oder Verbrauch – und, wo er nicht selbsterklärend ist, eine kurze Erläuterung.
- Die Berechnung des Anteils, der auf die Wohnung des Mieters entfällt.
- Den Abzug der Vorauszahlungen, die der Mieter tatsächlich geleistet hat.
Dazu kommen Abrechnungszeitraum (höchstens zwölf Monate) und Objekt. Welche Kosten du überhaupt umlegen darfst, steht in der Liste der umlagefähigen Nebenkosten. Die Vorlage ist genau nach diesen vier Punkten aufgebaut: eine Zeile pro Kostenart, Spalten für Gesamtkosten, Schlüssel, Einheiten und Anteil, darunter Summe, Vorauszahlungen und Ergebnis.
Die Vorlage in 6 Schritten ausfüllen
- Kopf ausfüllen. Vermieter, Mieter, Wohnung, Abrechnungszeitraum – und den Nutzungszeitraum des Mieters, falls er erst während des Jahres eingezogen ist.
- Gesamtkosten eintragen. Aus Grundsteuerbescheid, Wasser- und Müllgebührenbescheid, Versicherungsrechnung und Belegen. Nur Kostenarten, deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist.
- Schlüssel wählen. Ohne Vereinbarung im Mietvertrag gilt grundsätzlich die Wohnfläche. Verbrauchsabhängige Kosten wie Wasser können nach Zählern verteilt werden.
- Anteil rechnen. Gesamtkosten ÷ Einheiten gesamt × Einheiten der Wohnung. Die Formel und ein Beispiel stehen auf Seite 3 der Vorlage.
- Heizkosten übernehmen. Den Betrag aus der Heizkostenabrechnung des Messdienstes in Zeile 4–6 eintragen. Wie die CO₂-Kosten aufgeteilt werden, erklärt der Ratgeber CO₂-Kosten aufteilen.
- Vorauszahlungen abziehen. Die tatsächlich gezahlten Beträge, nicht die vereinbarten. Das Ergebnis ist Nachzahlung oder Guthaben.
Rechenbeispiel für eine Wohnung
Haus mit 300 m², Wohnung mit 75 m², ein Mieter das ganze Jahr, Vorauszahlung 12 × 90 €:
| Kostenart | Gesamt | Schlüssel | Anteil |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 1.200 € | m² (75 von 300) | 300,00 € |
| Wasser & Abwasser | 1.800 € | m² (75 von 300) | 450,00 € |
| Müllbeseitigung | 600 € | Wohnungen (1 von 4) | 150,00 € |
| Gebäudeversicherung | 900 € | m² (75 von 300) | 225,00 € |
| Heizung & Warmwasser | lt. Heizkostenabrechnung | 610,00 € | |
| Summe | 1.735,00 € | ||
| Vorauszahlungen | 12 × 90 € | − 1.080,00 € | |
| Nachzahlung | 655,00 € | ||
Ein durchgerechnetes Beispiel für ein ganzes Haus mit vier Wohnungen steht im Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.
Das Anschreiben an den Mieter
Die Abrechnung kommt nicht allein, sondern mit einem kurzen Anschreiben. Seite 2 der Vorlage enthält es zum Ausfüllen: Zeitraum, Anteil, Vorauszahlungen, Nachzahlung mit Zahlungsziel oder Guthaben, auf Wunsch eine neue monatliche Vorauszahlung und das Angebot, die Belege einzusehen. Bewahre einen Nachweis über den Zugang auf – zum Beispiel ein Einwurf-Einschreiben. Bis wann die Abrechnung beim Mieter sein muss, steht im Ratgeber Nebenkostenabrechnung Frist.
Kostenlose Vorlage (PDF)
Nebenkostenabrechnung-Vorlage — kostenlos
3 Seiten DIN A4: Abrechnungsblatt mit allen Kostenarten nach § 2 BetrKV, Anschreiben an den Mieter und Rechenhilfe mit Checkliste vor dem Versand. Kein Newsletter, keine E-Mail nötig.
Kostenlos herunterladen (PDF)Tipp: Erst mit Bleistift rechnen, dann sauber übertragen – und eine Kopie für deine Unterlagen behalten.
Kostenlos oder Rechner?
Für eine Wohnung reicht die Vorlage mit dem Taschenrechner. Ab der zweiten Wohnung rechnest du jede Zeile mehrfach – und ein Tippfehler zieht sich durch die ganze Abrechnung.
| Funktion | Kostenlose Vorlage | Nebenkosten-Rechner |
|---|---|---|
| Kostenarten nach § 2 BetrKV | ✓ vorgedruckt | ✓ vorbelegt |
| Abrechnung für den Mieter | ✓ zum Ausfüllen, mit Anschreiben | ✓ druckfertig je Mieter |
| Rechnen | von Hand | automatisch, alle Wohnungen |
| Wohnungen | 1 pro Blatt | bis 12, mehr auf Anfrage |
| Heizkosten nach HeizKV | Betrag übernehmen | ✓ nach Verbrauch verteilt |
| CO₂-Stufenmodell | – | ✓ automatisch eingestuft |
| Abrechnungs-Check | Checkliste | ✓ prüft Summen und Schlüssel |
| Preis | kostenlos | 9,99 € |
Den Rechner gibt es als Excel-Datei und für Google Sheets – jedes Jahr wieder nutzbar.
Häufige Fragen
Gibt es eine Nebenkostenabrechnung-Vorlage kostenlos?
Ja. Die Vorlage von WAEZ HUB ist ein kostenloses PDF mit drei Seiten: das Abrechnungsblatt mit den Kostenarten nach § 2 BetrKV, ein Anschreiben an den Mieter und eine Rechenhilfe mit Checkliste. Ohne Anmeldung und ohne E-Mail.
Was muss in einer Nebenkostenabrechnung stehen?
Damit eine Abrechnung formell ordnungsgemäß ist, braucht sie nach ständiger Rechtsprechung mindestens vier Angaben: die Gesamtkosten je Kostenart, den Umlageschlüssel (wo nötig erläutert), die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen. Dazu gehören Abrechnungszeitraum und Objekt.
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Danach kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen.
Wie rechne ich den Anteil eines Mieters aus?
Gesamtkosten geteilt durch die Einheiten des ganzen Hauses mal die Einheiten der Wohnung. Beispiel Grundsteuer nach Wohnfläche: 1.200 € ÷ 300 m² × 75 m² = 300 €. Zieht ein Mieter während des Jahres ein oder aus, werden zeitabhängige Kosten nach Tagen aufgeteilt.
Kann ich mit der Vorlage auch die Heizkosten abrechnen?
Die Heizkosten verteilt meist der Messdienst nach der Heizkostenverordnung in einer eigenen Abrechnung. Den Betrag für die Wohnung trägst du in der Vorlage in Zeile 4–6 ein. Wer Heizkosten selbst nach HeizKV verteilen will, braucht eine Tabelle, die mit Verbrauchswerten rechnet.
Reicht eine PDF-Vorlage oder brauche ich Excel?
Für eine einzelne Wohnung reicht die PDF-Vorlage mit Taschenrechner. Bei mehreren Wohnungen, Mieterwechseln, Heizkosten nach Verbrauch und CO₂-Aufteilung spart eine Tabelle viel Zeit und Rechenfehler, weil sie alle Wohnungen gleichzeitig rechnet.
Ich baue die Vorlagen zu diesen Ratgebern selbst — als Entwickler (PHP/Laravel, Python) und als jemand, der über seine Umzugsfirma seit Jahren täglich mit Wohnungsübergaben, Mietverhältnissen und Haushalten in ganz Deutschland zu tun hat. Für die Texte lese ich die geltenden Gesetze und nenne sie beim Paragrafen; Anwalt oder Steuerberater bin ich nicht — wo eine Vorlage an ihre Grenze kommt, steht das ausdrücklich dabei. Mehr über WAEZ HUB
Dieser Ratgeber und die Vorlage sind eine Arbeitshilfe und keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu deinem Mietvertrag oder einem Streitfall helfen Haus & Grund, ein Mieterverein oder eine Fachanwältin bzw. ein Fachanwalt für Mietrecht.