Hochzeitsplanung Checkliste: Was ihr wann erledigen müsst

Location, Fotograf, Standesamt, Einladungen, Sitzplan – bei einer Hochzeit laufen hundert Fäden gleichzeitig, und die meisten haben eine Deadline. Diese Checkliste ordnet alle 115 Aufgaben nach dem Zeitpunkt, an dem sie dran sind: von der ersten Budget-Frage mehr als ein Jahr vorher bis zu den Danke-Karten nach der Feier.

Kostenlos: Die komplette Liste gibt es als Hochzeit-Checkliste zum Ausdrucken (PDF, 3 Seiten) – ohne Anmeldung.

Wann ihr mit der Planung anfangen solltet

Ideal sind 12 bis 18 Monate vor dem Wunschtermin. Der Grund sind nicht die Aufgaben selbst, sondern die Verfügbarkeit: Beliebte Locations und Fotografen sind für Samstage im Sommer oft ein Jahr und länger im Voraus vergeben. Wer früh anfängt, hat die Wahl – und verteilt die Arbeit auf viele ruhige Wochen statt auf wenige hektische.

Kürzer geht trotzdem. Mit etwa sechs Monaten Vorlauf ist eine Hochzeit gut machbar, wenn ihr beim Datum flexibel seid – ein Freitag, ein Termin in der Nebensaison oder eine weniger gefragte Location öffnen viele Türen. Die Checkliste unten funktioniert dann genauso: Ihr beginnt einfach in der Phase, in der ihr gerade seid, und zieht die früheren Punkte nach.

Die Reihenfolge, die am meisten Stress spart

Viele Entscheidungen hängen voneinander ab. Wer sie in der falschen Reihenfolge trifft, plant doppelt:

1. Budget, Gästezahl, Wunschdatum. Diese drei Zahlen begrenzen alles Weitere. Eine Liste A (unbedingt) und eine Liste B (wenn Platz ist) hilft, die Gästezahl ehrlich zu schätzen.
2. Location. Sie legt Datum und maximale Gästezahl endgültig fest – und ist meist der größte Einzelposten. Fragt nach Mindestumsatz, Sperrstunde, Korkgeld und Stornoregeln.
3. Die gefragten Dienstleister: Fotograf, Trauredner oder Kirche, DJ bzw. Band. Sie sind am schnellsten ausgebucht.
4. Alles andere – Blumen, Torte, Outfits, Papeterie – baut auf diesen Entscheidungen auf.

Die Checkliste nach Phasen

Die Zeitangaben sind Richtwerte, gerechnet ab eurem Hochzeitstag. Punkte, die nur bei kirchlicher oder freier Trauung anfallen, sind markiert.

12+ Monate vorher

Jetzt fallen die Entscheidungen, von denen alles andere abhängt: Budget, Gästezahl, Datum – und die Location, weil sie Datum und Gästezahl festlegt.

• Budget festlegen – Klärt, wer was beisteuert – und legt einen Puffer von rund zehn Prozent fest.
• Festen Planungsabend pro Woche vereinbaren – Ein fester Abend pro Woche spart viele Einzelgespräche.
• Gästezahl grob schätzen – Liste A (unbedingt) und Liste B (wenn Platz ist) trennen.
• Wunschdatum und Ausweichtermine festlegen – Samstage im Sommer sind schnell vergeben — Freitag oder Nebensaison ist oft günstiger.
• Stil und Stimmung festlegen – Drei Worte, die eure Hochzeit beschreiben, helfen bei jeder späteren Entscheidung.
• Gästeliste anlegen – Eine Zeile pro Person; Familien und Paare als Haushalt zusammenfassen.
• Locations besichtigen und Angebote einholen – Nach Mindestumsatz, Sperrstunde, Korkgeld und Übernachtung fragen.
• Location buchen – Erst unterschreiben, wenn Storno-Regeln und Zusatzkosten klar sind.
• Trauzeug:innen fragen – Trauzeug:innen sind in Deutschland keine Pflicht — aber eine große Hilfe.
• Fotograf:in anfragen – Beliebte Fotograf:innen sind oft 12–18 Monate im Voraus ausgebucht.
• Trauredner:in anfragen (nur bei freier Trauung) – Vorab kennenlernen — die Chemie muss stimmen.
• Kirche und Pfarrer:in anfragen (nur bei kirchlicher Trauung) – Termin reservieren und nach dem Traugespräch fragen.

9–12 Monate vorher

Die gefragten Dienstleister buchen, solange sie noch frei sind, und den Gästen das Datum mitteilen.

• Save-the-Date-Liste festlegen – Wer eine weite Anreise hat, sollte es zuerst erfahren.
• Videograf:in anfragen – Optional — viele Paare wünschen sich im Nachhinein ein Video.
• DJ oder Band anfragen – Nach Pausen, Technik und Kosten pro Verlängerungsstunde fragen.
• Catering anfragen (falls die Location keins hat) – Nach Probeessen, Personal und Geschirr fragen.
• Save-the-Date verschicken – Besonders wichtig bei Gästen mit langer Anreise oder in der Ferienzeit.
• Zimmerkontingent für Gäste reservieren – Abrufkontingent: Zimmer gehen bis zu einer Frist kostenlos zurück.
• Brautkleid / Outfit Partner 1 suchen – Lieferzeit plus Änderungen: 6–9 Monate einplanen.
• Antwort-Möglichkeit für eure Gäste einrichten – Ein Link für alle Gäste spart das Zusammensuchen aus Chats und Anrufen.

6–9 Monate vorher

Die zweite Buchungswelle: Blumen, Torte, Transport, Outfits – und der erste Kontakt mit dem Standesamt.

• Kirchenschmuck und Ablauf mit der Gemeinde klären (nur bei kirchlicher Trauung) – Nach Regeln für Deko, Fotos und Blumen fragen.
• Floristik anfragen – Fotos von Ideen mitbringen — und nach saisonalen Blumen fragen.
• Konditorei für die Torte anfragen – Probetermin vereinbaren. Die Anzahl der Stücke richtet sich nach den Zusagen.
• Hochzeitsauto oder Shuttle organisieren – Vorher abfragen, wer einen Shuttle braucht.
• Flitterwochen planen und buchen – Reisepässe auf Gültigkeit prüfen!
• Outfit Partner 2 aussuchen – Auf Farben der Deko und des Partner-Outfits abstimmen.
• Einladungen gestalten – Antwort-Frist und Antwort-Link (oder QR-Code) aufnehmen.
• Unterkünfte für Gäste in die Einladung aufnehmen – Hotel, Stichwort fürs Zimmerkontingent, Frist.
• Standesamt: Termin reservieren – Viele Standesämter vergeben Termine online — früh nachsehen.
• Standesamt: benötigte Unterlagen erfragen – Welche Unterlagen nötig sind, hängt von eurer Situation ab — euer Standesamt sagt es euch.
• Friseur & Make-up anfragen – Probetermin gleich mit vereinbaren.

4–6 Monate vorher

Die Einladungen gehen raus, das Standesamt wird angemeldet, und die Details der Trauung werden besprochen.

• Unterlagen für die Anmeldung besorgen – Welche genau, sagt euch euer Standesamt.
• Eheschließung beim Standesamt anmelden – Die Anmeldung ist in der Regel frühestens 6 Monate vor dem Termin möglich.
• Tanzkurs für den Hochzeitstanz buchen – Optional — schon 3–4 Stunden reichen für einen sicheren Eröffnungstanz.
• Einladungen verschicken – Notiert, wer eine Einladung bekommen hat – so wisst ihr später, wen ihr erinnern müsst.
• Ringe aussuchen – Gravur und Größenanpassung brauchen 4–8 Wochen.
• Ablauf der Trauung mit Trauredner:in besprechen (nur bei freier Trauung) – Wer liest etwas vor? Welche Musik beim Einzug?
• Traugespräch führen (nur bei kirchlicher Trauung) – Lesungen, Lieder und Fürbitten besprechen.
• Namenswahl besprechen – Welche Möglichkeiten es gibt, erklärt euch euer Standesamt.
• Probeessen – Allergien und Kindermenü gleich mit klären.
• JGA-Termin mit den Trauzeug:innen abstimmen – Nicht zu nah an der Hochzeit — 4–8 Wochen vorher ist entspannt.
• Deko-Konzept festlegen – Was stellt die Location, was bringt ihr selbst mit?
• Kinderbetreuung organisieren (falls Kinder eingeladen) – Die Zahl der Kinder ergibt sich aus den Zusagen.

2–4 Monate vorher

Menü, Musik, Sitzplan-Entwurf und Programm – jetzt wird aus dem Plan ein Ablauf.

• Übernachtung für euch als Brautpaar buchen
• Menü final festlegen – Menü-Wünsche und Allergien der Gäste vorher abfragen.
• Getränkepauschale und Sperrstunde klären – Was kostet jede Stunde länger?
• Musik für Einzug, Ringtausch und Auszug festlegen
• Lieder mit Organist:in absprechen (nur bei kirchlicher Trauung)
• Sitzplan vorbereiten – Notiert, wer zusammensitzen soll – und wer lieber nicht.
• Anprobe Outfit – Unterwäsche und Schuhe zur Anprobe mitbringen.
• Fotobox, Candybar oder Extras organisieren – Optional.
• Menükarten, Tischkarten und Programm bestellen – Erst nach dem Antwortschluss final drucken.
• Gastgeschenke besorgen
• Beschäftigung für Kinder vorbereiten – Malbuch, kleine Spiele, eine ruhige Ecke.
• Polterabend planen – Termin, Ort und Aufräum-Helfer festlegen.
• Zeitplan für den Hochzeitstag erstellen – Mit Puffer zwischen den Programmpunkten.
• Geschenkwunsch kommunizieren – Wunschliste oder Geldgeschenk — gern schon in der Einladung.
• Antworten nachfassen – Wer bis zur Frist nicht geantwortet hat, bekommt eine kurze Erinnerung.
• Probetermin Frisur & Make-up – Fotos machen — bei Tageslicht und mit Blitz.
• Reden abstimmen: wer spricht wann? – Reden kurz halten — 3–5 Minuten pro Rede.
• Wunschmotive für die Fotos festlegen – Liste der wichtigsten Gruppenfotos an die Fotograf:in geben.

4–8 Wochen vorher

Die Zusagen sind da: endgültige Zahlen an Location und Catering, Sitzplan fertig, alles schriftlich bestätigen lassen.

• Gästebuch besorgen
• Alle Dienstleister schriftlich bestätigen lassen – Datum, Uhrzeit, Adresse und Ansprechpartner am Tag.
• Endgültige Gästezahl an Location / Catering – Zusagen, Menüs und Kinder zählen.
• Allergien und Sondermenüs ans Catering – Sitzplan-Liste zeigt Menü und Allergien pro Tisch.
• Sitzplan fertigstellen
• JGA feiern
• Trauversprechen schreiben (nur bei freier Trauung) – Laut vorlesen und die Zeit stoppen.
• Ringe abholen und Gravur prüfen
• Schuhe einlaufen – Zu Hause, mit dicken Socken.
• Musikliste an DJ oder Band – Auch eine „Bitte nicht spielen“-Liste.
• Zeitplan an Trauzeug:innen und Dienstleister schicken
• Restzahlungen planen – Anzahlungen und Fälligkeiten aller Dienstleister im Blick behalten.
• Friseurtermin für Schnitt und Farbe – 2–4 Wochen vorher, damit es natürlich aussieht.

1–4 Wochen vorher

Letzte Anproben, Packliste, Trinkgelder und ein Plan B fürs Wetter.

• Hochzeitstanz noch einmal üben
• Letzte Anprobe
• Packliste durchgehen
• Notfall-Set packen – Pflaster, Kopfschmerztabletten, Nähset, Fleckenstift, Snacks und Wasser.
• Tischkarten und Sitzplan drucken
• Trinkgelder in Umschläge vorbereiten – Beschriften und den Trauzeug:innen geben.
• Plan B bei schlechtem Wetter besprechen – Schirme, Zelt, Indoor-Alternative für Fotos.
• Termin und Uhrzeit beim Standesamt bestätigen
• Shuttle-Liste bestätigen
• Ablauf mit der Location durchgehen
• Outfits abholen
• Bargeld für den Tag bereitlegen
• Deko und Mitbringsel in Kisten packen und beschriften
• Zeit für euch einplanen (Wellness, Maniküre)

Die letzten Tage

Aufgaben abgeben – an Trauzeugen, Helfer und eine Ansprechperson für den Tag.

• Ansprechperson für den Tag benennen – Sie beantwortet alle Fragen — ihr genießt.
• Probe der Trauung (falls gewünscht)
• Deko zur Location bringen
• Aufgaben für den Tag an Helfer:innen verteilen
• Ausweise, Ringe und Unterlagen bereitlegen
• Tasche für die Hochzeitsnacht packen
• Früh schlafen gehen und viel trinken
• Handy laden, Powerbank einpacken

Hochzeitstag

Nur noch zwei Dinge:

• Handy an die Trauzeug:innen abgeben — und genießen!
• Trinkgelder und Restzahlungen übergeben lassen – Die Umschläge übergibt eure Ansprechperson.

Danach

Rechnungen, Danke-Karten und – bei neuem Namen – die Behörden.

• Outfits zur Reinigung bringen
• Brautstrauß trocknen oder konservieren lassen
• Geliehenes zurückgeben
• Offene Rechnungen bezahlen
• Geschenke notieren: Wer hat was geschenkt? – Erleichtert später die Danke-Karten.
• Bewertungen für Dienstleister schreiben
• Neuen Personalausweis / Reisepass beantragen – Nur bei Namensänderung — beim Bürgeramt.
• Namensänderung melden: Bank, Arbeitgeber, Krankenkasse – Nur bei neuem Namen – dazu auch Versicherungen, Vermieter und Verträge.
• Versicherungen prüfen – Doppelte Verträge zusammenlegen.
• Steuerklassen prüfen – Beim Finanzamt oder mit eurer Steuerberatung klären.
• Danke-Karten schreiben
• Fotos auswählen und Album bestellen – Fotos an zwei Orten sichern.
• Namen bei Online-Konten und Post ändern
• Danke-Karten verschicken – Üblich ist bis etwa drei Monate nach der Hochzeit.
• Verträge umschreiben (Strom, Internet, Handy)

Standesamt: Anmeldung und Unterlagen

Die Anmeldung der Eheschließung ist in der Regel frühestens sechs Monate vor dem Termin möglich, denn die Eheschließung muss danach innerhalb von sechs Monaten stattfinden. Den Wunschtermin selbst vergeben viele Standesämter schon früher – teilweise online. Es lohnt sich, früh nachzusehen.

Welche Unterlagen ihr braucht, hängt von eurer Situation ab: Staatsangehörigkeit, frühere Ehen, gemeinsame Kinder. In fast allen Fällen gehören ein gültiger Ausweis und ein beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister dazu. Die verbindliche Liste nennt euch euer Standesamt – fragt am besten gleich beim ersten Kontakt danach.

Auch die Namenswahl gehört in diese Phase. Seit dem 1. Mai 2025 gilt ein neues Namensrecht, das unter anderem einen gemeinsamen Doppelnamen ermöglicht. Was für euch gilt, erklärt euch das Standesamt.

Zusagen sammeln, ohne den Überblick zu verlieren

Die Antwort-Frist ist der Dreh- und Angelpunkt der letzten Wochen: Location und Catering brauchen die endgültige Gästezahl, die Menü-Wünsche und die Allergien – und der Sitzplan hängt an allen dreien. Legt die Frist deshalb auf etwa 6 bis 8 Wochen vor der Hochzeit.

Am meisten Arbeit machen dabei nicht die Zusagen, sondern das Zusammentragen: Antworten per WhatsApp, per Anruf, auf der Rückantwortkarte. Einfacher wird es mit einem einzigen Antwort-Link für alle Gäste – mit Menüwahl und Allergien direkt im Formular. Wer bis zur Frist nicht geantwortet hat, bekommt eine kurze Erinnerung.

Was eine Hochzeit kostet – und wie ihr richtig plant

Die Gesamtkosten schwanken stark mit Gästezahl, Region und Location. Hilfreicher als eine Durchschnittssumme ist die Frage, wie ihr plant:

• Feste Posten und Posten pro Gast trennen. Location, Fotograf oder Musik kosten gleich viel, egal wie viele kommen. Essen, Getränke, Torte und Gastgeschenke wachsen mit jedem Gast.
• Mit echten Zusagen rechnen, nicht mit der Wunsch-Gästeliste. Sobald die ersten Antworten da sind, wird das Budget für die Posten pro Gast verlässlich.
• Anzahlungen und Fälligkeiten notieren. Viele Dienstleister wollen eine Anzahlung bei der Buchung und den Rest kurz vor oder nach der Hochzeit.
• Einen Puffer einplanen. Rund zehn Prozent für das, was niemand auf dem Zettel hatte.

Kostenlose Hochzeit-Checkliste (PDF)

Häufige Fragen

Diese Checkliste ist eine Organisationshilfe nach bestem Wissen, Stand September 2026. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskunft zu Fristen und Unterlagen für die Eheschließung gibt euer Standesamt.