Gästemappe für die Ferienwohnung: Was gehört hinein?
„Wie war noch mal das WLAN-Passwort?“ – „Wo stehen die Mülltonnen?“ – „Bis wann müssen wir raus?“ Jeder Gastgeber kennt diese Nachrichten. Eine gute Gästemappe beantwortet sie, bevor sie gestellt werden. Hier steht, welche Seiten hineingehören, wie du Hausregeln freundlich formulierst, wie du die Mülltrennung erklärst – und du bekommst eine kostenlose Checkliste mit fertiger Gäste-Seite zum Ausdrucken.
Kostenlos: Gästemappe-Checkliste + Seite „Auf einen Blick“ (PDF, 2 Seiten) — ohne Anmeldung.
Wozu eine Gästemappe?
Eine Gästemappe – auch Infomappe, Gästeinformation oder Welcome Book genannt – ist die gesammelte Antwort auf alle Fragen, die Gäste während ihres Aufenthalts haben. Sie hat drei Aufgaben:
- Weniger Nachrichten. Was in der Mappe steht, muss niemand um 22 Uhr per WhatsApp fragen.
- Weniger Ärger. Ruhezeiten, Rauchverbot und Mülltrennung sind schriftlich festgehalten – freundlich, aber eindeutig.
- Bessere Bewertungen. Gäste, die sich zurechtfinden und gute Tipps bekommen, fühlen sich willkommen – und schreiben das.
Die 15 Seiten einer guten Gästemappe
Ein Thema pro Seite – dann findet jeder die Antwort, ohne zu lesen, was er nicht braucht:
- Persönliche Begrüßung – zwei, drei Sätze von dir, mit Namen.
- Auf einen Blick – WLAN, Check-in und Check-out, Kontakt, Notruf (mehr dazu unten).
- Anreise & Schlüssel – Adresse, Parken, Schlüsselbox, Klingel, Etage.
- WLAN – Netzname und Passwort groß gedruckt, am besten zusätzlich als QR-Code.
- Hausregeln & Ruhezeiten – Rauchen, Haustiere, Besuch, Nachtruhe.
- Mülltrennung – welche Tonne wofür, wo sie steht, wann abgeholt wird.
- Geräte & Technik – Heizung, Herd, Kaffeemaschine, Waschmaschine, TV, Sicherungskasten.
- Ausstattung – was es gibt und wo es liegt: Bettwäsche, Handtücher, Föhn, Bügeleisen.
- Einkaufen & Essen – Supermarkt, Bäcker, Restaurants, mit Öffnungszeiten (auch sonntags).
- Ausflüge & Aktivitäten – deine persönlichen Tipps, auch für Regentage.
- Mobilität vor Ort – Bus und Bahn, Taxi, Fahrradverleih, Parkmöglichkeiten.
- Notfall & Gesundheit – Notrufnummern, nächste Apotheke und Arztpraxis, die Adresse der Unterkunft.
- Gut zu wissen – die kleinen Eigenheiten: das Fenster, das klemmt, das Warmwasser, das dauert.
- Abreise-Checkliste – Fenster, Licht, Heizung, Müll, Schlüssel.
- Feedback – wie Gäste dich erreichen und wo sie bewerten können.
Die wichtigste Seite: „Auf einen Blick“
Die meisten Gäste lesen genau eine Seite gründlich: die erste. Alles, was in den ersten Minuten gebraucht wird, gehört deshalb auf eine einzige Seite – gut sichtbar hingelegt oder an den Kühlschrank geheftet:
| Inhalt | Warum |
|---|---|
| WLAN-Name und Passwort | Die häufigste Frage überhaupt – groß schreiben, Verwechslungsgefahr bei 0/O und 1/l vermeiden |
| Check-in ab / Check-out bis | Verhindert Diskussionen am Abreisetag |
| Kontakt des Gastgebers | Telefon oder WhatsApp – und wann du erreichbar bist |
| Adresse der Unterkunft | Für Taxi, Lieferdienst und Notruf – Gäste kennen sie oft nicht auswendig |
| Notrufnummern | 112 (Rettungsdienst, Feuerwehr), 110 (Polizei), 116 117 (ärztlicher Bereitschaftsdienst), nächste Apotheke |
Genau diese Seite ist in der kostenlosen Vorlage fertig gestaltet – du musst sie nur ausfüllen und ausdrucken.
Hausregeln freundlich formulieren
Hausregeln wirken schnell wie ein Verbotsschild. Dieselbe Regel liest sich ganz anders, wenn sie einen Grund hat und die Gäste anspricht:
| Statt | Besser |
|---|---|
| Rauchen verboten! | Bitte rauchen Sie nur auf dem Balkon – so bleibt die Wohnung für alle Gäste frisch. |
| Ab 22 Uhr Ruhe! | Unsere Nachbarn schlafen früh: Ab 22 Uhr freuen sie sich über Zimmerlautstärke. |
| Keine Partys! | Die Wohnung ist für ruhige Aufenthalte gedacht – Feiern sind leider nicht möglich. |
| Müll trennen! | Wir trennen den Müll – auf Seite 6 steht, welche Tonne wofür ist. |
Die Nachtruhe richtet sich nach der Hausordnung und den Regeln der Gemeinde, üblich ist 22 bis 6 Uhr. Übernimm die Zeiten, die in deinem Haus gelten.
Mülltrennung erklären
Für Gäste aus dem Ausland – und selbst aus einer anderen Stadt – ist die Mülltrennung oft das größte Rätsel. Eine kleine Tabelle mit Beispielen hilft mehr als jede Regel:
| Tonne | Was hinein gehört |
|---|---|
| Gelbe Tonne / Gelber Sack | Verpackungen aus Kunststoff und Metall, Getränkekartons: Joghurtbecher, Dosen, Folien |
| Blaue Tonne | Papier, Pappe, Karton |
| Biotonne (braun) | Obst- und Gemüsereste, Kaffeesatz, Teebeutel |
| Restmüll (grau oder schwarz) | Alles andere, z. B. Hygieneartikel, Staubsaugerbeutel |
| Glascontainer | Glas nach Farben: weiß, grün, braun – Einwurfzeiten am Container beachten |
| Pfandflaschen | Zurück in den Supermarkt, dort gibt es das Pfand am Automaten |
Farben und Regeln unterscheiden sich je nach Gemeinde. Trag ein, was bei dir gilt, wo die Tonnen stehen und an welchen Tagen abgeholt wird.
Gedruckt, digital oder beides?
Beides. Gedruckt in der Wohnung, weil Gäste dort nachschlagen, wenn sie etwas brauchen – in einer Mappe oder einem Ringbuch im Wohnbereich. Dazu als PDF, das du vor der Anreise verschickst: Anfahrt, Schlüsselbox und Check-in-Zeit sind dann schon bekannt, bevor die Gäste vor der Tür stehen.
Hast du viele internationale Gäste, lege die Seite „Auf einen Blick“, die Hausregeln und die Mülltrennung zusätzlich auf Englisch bei. Das sind die Seiten, bei denen Missverständnisse am meisten Ärger machen.
Die häufigsten Fehler
- Veraltete Informationen – das Restaurant hat geschlossen, das WLAN-Passwort wurde geändert. Einmal im Jahr alles prüfen.
- Zu lang – zehn Seiten Hausordnung liest niemand. Ein Thema pro Seite, kurze Sätze.
- Unleserliches Passwort – handschriftlich, klein, mit 0 und O. Groß drucken oder als QR-Code.
- Keine Adresse der Unterkunft – im Notfall wissen Gäste nicht, wohin sie den Rettungsdienst schicken sollen.
- Keine Abreise-Checkliste – dann bleiben Fenster offen, Heizung an und der Müll in der Küche.
- Private Daten – Zugangscodes von Alarmanlagen oder Tresoren gehören nicht in eine Mappe, die jeder Gast lesen kann.
Wer die Mappe nicht von Grund auf gestalten will: Die Gästemappe-Vorlage für PowerPoint und Google Slides enthält alle 16 Seiten fertig gestaltet – Texte, Tabellen und Platzhalter für deine Fotos, einfach anpassen und ausdrucken.
Kostenlose Checkliste (PDF)
Gästemappe-Checkliste + Gäste-Seite — kostenlos
2 Seiten: die Checkliste mit allen 15 Seiten einer Gästemappe und die fertige Gäste-Seite „Auf einen Blick“ (WLAN, Check-in, Kontakt, Notruf) zum Ausfüllen und Ausdrucken. Kein Newsletter, keine E-Mail nötig.
Kostenlos herunterladen (PDF)Die komplette Gästemappe-Vorlage hat 16 fertig gestaltete Seiten zum Anpassen in PowerPoint oder Google Slides.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Gästemappe für die Ferienwohnung?
Eine Begrüßung, eine Seite „Auf einen Blick“ mit WLAN, Check-in und Check-out, Kontakt und Notrufnummern, dazu Anreise und Schlüssel, Hausregeln und Ruhezeiten, Mülltrennung, Geräte, Ausstattung, Einkaufs- und Ausflugstipps, Mobilität vor Ort, Notfall und Gesundheit sowie eine Abreise-Checkliste.
Wie lang sollte eine Gästemappe sein?
So kurz wie möglich: Gäste lesen die erste Seite gründlich und den Rest nur, wenn sie etwas suchen. Bewährt sind 10 bis 16 Seiten mit je einem Thema pro Seite – so findet man eine Antwort, ohne zu blättern.
In welcher Sprache sollte die Gästemappe sein?
In der Sprache deiner Gäste. Wer viele internationale Gäste hat, legt die Seite „Auf einen Blick“, die Hausregeln und die Mülltrennung zusätzlich auf Englisch bei – das sind die Seiten, bei denen Missverständnisse am meisten Ärger machen.
Gedruckt oder digital?
Beides. Gedruckt in der Wohnung, weil Gäste dort nachschlagen, wenn sie etwas brauchen. Zusätzlich als PDF vor der Anreise verschickt, damit Anfahrt, Schlüsselbox und Check-in-Zeit schon vorher bekannt sind.
Was ist der Unterschied zwischen Gästemappe, Infomappe und Welcome Book?
Keiner – es sind verschiedene Namen für dasselbe: die gesammelten Informationen für Gäste einer Ferienwohnung. Auf Airbnb heißt sie oft Welcome Book oder House Manual.
Gibt es eine kostenlose Vorlage?
Ja. Die kostenlose Gästemappe-Checkliste von WAEZ HUB hat zwei Seiten: eine Checkliste mit den 15 Seiten, die in die Mappe gehören, und eine fertige Gäste-Seite „Auf einen Blick“ zum Ausfüllen und Ausdrucken. Ohne Anmeldung und ohne E-Mail.
Ich baue die Vorlagen zu diesen Ratgebern selbst — als Entwickler (PHP/Laravel, Python) und als jemand, der über seine Umzugsfirma seit Jahren täglich mit Wohnungsübergaben, Mietverhältnissen und Haushalten in ganz Deutschland zu tun hat. Für die Texte lese ich die geltenden Gesetze und nenne sie beim Paragrafen; Anwalt oder Steuerberater bin ich nicht — wo eine Vorlage an ihre Grenze kommt, steht das ausdrücklich dabei. Mehr über WAEZ HUB